Salesforce als CRM voor social profit: droomtool of doolhof?

Waarom een CRM zoals Salesforce?

Even terug naar de basis:
Een CRM (Customer/Constituent Relationship Management) is een systeem waarin je al je contacten en relaties beheert:

• donateurs

• vrijwilligers

• partners en sponsors

• deelnemers aan vormingen of evenementen

• …

In plaats van losse Excel-lijstjes, notities en mailboxen heb je één centrale plek. Salesforce is zo’n plek – maar dan eentje met een turbo erop.

De pro’s van Salesforce voor social profit

1. Tien gratis licenties: een grote plus

Eén van de meest gehoorde argumenten: Salesforce geeft non-profits tien gratis licenties.

Dat betekent concreet:

• tot tien medewerkers kunnen met het systeem werken

• je hebt toegang tot een professioneel CRM dat bedrijven wereldwijd gebruiken

• je start zonder meteen een grote licentiefactuur te moeten betalen

Voor organisaties met een beperkt budget is dat een enorme opsteker.

2. Schier eindeloze mogelijkheden en maatwerk

Salesforce is meer een platform dan een klassieke software.

Je kunt het systeem bijvoorbeeld gebruiken om:

• donateurs en giften op te volgen

• campagnes en nieuwsbrieven te koppelen aan je contacten

• vrijwilligers in te plannen en hun engagement op te volgen

• deelnemers aan opleidingen, workshops of evenementen te beheren

• rapporten en dashboards te maken voor je directie of raad van bestuur

Door de jaren heen heb ik bij organisaties gezien hoe Salesforce echt kan meegroeien:

• start eenvoudig, bv. alleen met donateursbeheer

• breid later uit met vrijwilligersbeheer, ticketing, projectopvolging, …

Dat maatwerk is een grote troef: je past Salesforce aan jouw werking aan, in plaats van omgekeerd.

3. Alles op één plek: minder gedoe, meer inzicht

Wanneer Salesforce goed is ingesteld, krijg je één helder beeld per persoon: “Ah, deze vrijwilliger is ook donateur en komt elk jaar naar ons event.”

Dat lijkt evident, maar in de praktijk is dat vaak niet zo. Met Salesforce kun je:

• dubbele gegevens vermijden

• historiek zien (mails, afspraken, giften, inschrijvingen)

• sneller en gerichter communiceren

Voor social profitorganisaties die afhankelijk zijn van vertrouwen en relaties is dat goud waard.

De contra’s van Salesforce (of: waar het kan wringen)

Natuurlijk zijn er ook minpunten. Salesforce is geen magische oplossing die je “even” installeert.

1. Er is een echte leercurve

Salesforce is krachtig – en dus ook complexer dan een Excel-lijstje.

Wat ik vaak zie bij organisaties:

• mensen loggen in, klikken wat rond en haken af

• belangrijke functionaliteiten blijven ongebruikt

• er ontstaat frustratie: “Salesforce is niets voor ons”

Om er écht voordeel uit te halen, heb je nodig:

• duidelijke processen: Wie doet wat in het systeem?

• basisopleiding voor de gebruikers

• iemand intern die een beetje “trekker” speelt

Zonder die investering blijft Salesforce een mooie doos waar weinig mee gebeurt.

2. Gratis licenties ≠ gratis implementatie

Ja, die tien licenties zijn gratis.
Maar: de inrichting van je Salesforce-omgeving is dat meestal niet.

Om het systeem goed op te zetten, heb je iemand nodig met kennis van zaken:

• Welke velden heb je nodig?

• Hoe wil je donateurs of vrijwilligers segmenteren?

• Welke rapporten zijn belangrijk voor jouw organisatie?

• Hoe sluit Salesforce aan bij je bestaande tools (boekhouding, mail, website…)?

Je kunt dat deels zelf leren, maar dat kost tijd en geeft soms omwegen. Vaak is het efficiënter om:

• samen te werken met een consultant of partner

• of intern iemand vrij te maken om zich echt in Salesforce te verdiepen

Dat is een investering – in tijd of geld – waar je als organisatie best vooraf bij stilstaat.

3. Risico op “te veel willen”

Omdat Salesforce zo veel kan, is de verleiding groot om alles tegelijk te willen:

• complexe flows

• allerlei automatisaties

• tien verschillende rapporten per team

In de praktijk werkt dat zelden goed.

Als je te snel te veel bouwt, eindig je soms met:

• gebruikers die het niet meer snappen

• processen die niemand volgt

• een systeem dat weer aanvoelt als ballast

Mijn ervaring: beter klein beginnen, testen en stap voor stap uitbreiden.

Is Salesforce iets voor jouw organisatie?

Een paar vragen die je jezelf kunt stellen:

• Hebben we genoeg contacten en data om een CRM echt zinvol te maken?

• Zijn we bereid tijd te investeren in opleiding en inrichting?

• Willen we op termijn groeien in professionalisering en rapportering?

• Is er iemand intern die trekker kan zijn, of hebben we budget voor externe hulp?

Als je op de meeste vragen “ja” kunt antwoorden, dan kan Salesforce een sterke bondgenoot worden in je socialprofitverhaal.

Mijn eerlijke conclusie

Op basis van mijn jarenlange ervaring met het opzetten en uitbouwen van Salesforce bij verschillende organisaties, zou ik het zo samenvatten:

• Salesforce is geen gratis speeltje, maar een professioneel platform.

• De tien gratis licenties en de enorme mogelijkheden maken het bijzonder interessant voor social profit.

• Tegelijk vraagt het een leercurve en een doordachte implementatie door iemand met kennis van zaken.

Zie Salesforce niet als een kant-en-klare oplossing, maar als een gereedschapskist:
De meerwaarde hangt af van wie ermee aan de slag gaat, welke keuzes je maakt en hoeveel tijd je erin wilt investeren.

Wil je nadenken over of Salesforce past bij jouw organisatie, of hoe je het slimmer kunt inzetten? Daar help ik je graag bij, contacteer me dus gerust!