Je rijksregisternummer voor een gift: noodzakelijk kwaad of kans op meer vertrouwen?

Je wil een gift doen aan een organisatie waar je in gelooft. Je klikt, vult het bedrag in… en dan verschijnt er plots een extra veld: “Rijksregisternummer verplicht voor fiscaal attest.”

Best ongemakkelijk. Waarom moet je meest gevoelige identificatienummer erbij, terwijl het “maar” om een gift gaat?

In dit blogbericht duiken we in de impact van die nieuwe verplichting – voor schenkers, voor organisaties én voor impact. En vooral: hoe gaan we hier op een manier mee om die vertrouwen versterkt in plaats van ondergraaft?

Wat is er precies veranderd?

Sinds de Kamer eind 2023 een pakket fiscale maatregelen goedkeurde, moeten erkende instellingen bij giften het rijksregisternummer (nationaal nummer) van schenkers op hun fiscale attesten en in de elektronische fiche 281.71 (via Belcotax-on-web) vermelden. Dat geldt voor giften ontvangen vanaf 1 januari 2024.

Op de website van FOD Financiën wordt dat nog eens concreet gemaakt:

• doe je een gift aan een erkende instelling,

• en wil je fiscaal voordeel,
  dan moet de organisatie je een attest bezorgen én daarbij je nationaal nummer opvragen.

Belangrijk detail: de overheid voorziet een overgangsperiode.

Voor giften in 2024 én 2025 mogen organisaties nog attesten afleveren zonder rijksregisternummer, en Belcotax zal dit voorlopig niet blokkeren. De belastingvermindering voor de schenker blijft dan mogelijk, op voorwaarde dat de giftegevels correct in de aangifte worden ingebracht.

Maar: FOD Financiën zegt er expliciet bij dat dit een tijdelijke tolerantie is. Op termijn wordt het rijksregisternummer effectief een absolute vereiste om attesten correct te kunnen verwerken.

Waarom wil de overheid dit eigenlijk?

De logica achter de maatregel is op zich begrijpelijk:

• Het rijksregisternummer laat toe om giften automatisch te koppelen aan het juiste belastingdossier.

• Dat maakt vooraf ingevulde aangiftes en voorstellen van vereenvoudigde aangifte veel accurater.

• De administratie krijgt een beter zicht op de correcte toepassing van de belastingvermindering voor giften.

In theorie is dit dus een win-win:

• minder administratie voor de burger,

• minder fouten in attesten,

• minder manueel werk bij de fiscus.

Daarom stelt FOD Financiën ook heel duidelijk dat organisaties het rijksregisternummer enkel mogen gebruiken om attesten op te stellen en de gegevens door te sturen naar de fiscus, en dat ze daarbij strikt de GDPR moeten volgen.

De keerzijde: ongemak en wantrouwen bij schenkers

Waar de maatregel administratief logisch lijkt, voelt hij menselijk vaak heel anders aan. Privacyorganisaties en mensenrechtenorganisaties waarschuwen voor een aantal risico’s:

• extra werklast voor (vaak kleine) verenigingen,

• grotere verantwoordelijkheid rond gegevensbeveiliging,

• én een reëel risico op identiteitsfraude als rijksregisternummers bij een datalek op straat belanden.

De Liga voor Mensenrechten vreest bijvoorbeeld dat sommige schenkers zullen afhaken omdat ze hun rijksregisternummer niet willen toevertrouwen aan goede doelen – hoe hard ze het doel op zich ook steunen. Daarnaast merk je in de praktijk:

• Verwarring:
  “Is mijn gift nog fiscaal aftrekbaar als ik mijn nummer niet geef?” – ja, voorlopig wel, zolang je je gift correct aangeeft, maar dat is niet altijd duidelijk gecommuniceerd.

• Wantrouwen:
  Schenkers vragen zich af of ze nu “voor altijd” in een database terechtkomen en waarvoor hun nummer nog gebruikt zal worden.

• Onveilig gedrag:
  Mensen delen hun rijksregisternummer via e-mail, in de mededeling van een overschrijving of via onveilige formulieren. Terwijl zowel de overheid als sectororganisaties expliciet afraden om het nummer via dergelijke kanalen te verspreiden.

Kortom: de manier waarop de maatregel beleefd wordt, botst vaak met de bedoeling ervan. En precies dáár ligt de echte impact op giftgedrag.

Wat betekent dit voor organisaties?

Voor impactgedreven organisaties is dit geen puur administratief detail, maar een strategische verandering in de relatie met hun achterban.

Extra druk op systemen en teams

Organisaties moeten nu:

• hun CRM-systemen aanpassen om rijksregisternummers veilig op te slaan;

• processen opzetten om het nummer juist te verzamelen, te valideren en op te slaan;

• hun privacyverklaring en verwerkersovereenkomsten updaten;

• medewerkers en vrijwilligers trainen rond databeveiliging en GDPR.

Fundraisers Belgium rapporteert bijvoorbeeld dat veel organisaties aanzienlijk investeren in tools, processen en tijd om de rijksregisternummers te verzamelen en veilig te beheren.

Maar ook: kans op betere data (als je het goed doet)

Als je er impact-gedreven naar kijkt, heeft deze maatregel óók een positieve kant:

• Je databank wordt completer en kwalitatiever (één goed gevalideerd donorprofiel i.p.v. allerlei varianten).

• Je kan fouten in attesten verminderen en zo frustratie bij schenkers voorkomen.

• Je wordt bijna gedwongen om professioneler om te springen met data, wat ook je andere impactmetingen ten goede kan komen.

De vraag is dus niet alleen: “Hoeveel kost dit?” Maar ook: “Hoe kunnen we zorgen dat de manier waarop we dit doen, onze relatie met schenkers versterkt?”

De ethische lat: data als middel, niet als doel

In de kern schuurt dit dossier op een herkenbare spanning:

we willen meer data om impact en fiscale voordelen correct te registreren, maar we willen minder data delen omdat privacy en autonomie belangrijk zijn. FOD Financiën en sectororganisaties zijn hier vrij duidelijk over:

• het rijksregisternummer mag uitsluitend gebruikt worden voor de fiscale verwerking van giften;

• bewaartermijnen moeten beperkt zijn tot wat noodzakelijk is (bijvoorbeeld 10 jaar vanaf de laatste gift, in lijn met boekhoudwetgeving);

• organisaties moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de gegevens te beveiligen.

Voor een impactorganisatie betekent dat:

1. Doelbeperking:
   Gebruik het rijksregisternummer níét stiekem voor segmentatie, profiling of andere doelen. Hou het zuiver voor attesten en Belcotax.

2. Dataminimalisatie:
   Vraag alleen wat je echt nodig hebt – en vermijd om het nummer in verschillende systemen, Excelletjes of mailboxen te laten rondzwerven.

3. Transparantie:
   Vertel helder waarom je het nummer nodig hebt, wat ermee gebeurt, wie er toegang toe heeft en hoe lang je het bewaart.

Als je dit goed doet, verschuift de boodschap van “We vragen dit omdat het moet van de fiscus”
naar “We zorgen er samen voor dat jouw gift correct en veilig wordt behandeld – inclusief het fiscale voordeel waar je recht op hebt.”

Hoe kan je hier als organisatie impactvol mee omgaan?

Een paar concrete handvatten vanuit impact- en vertrouwensperspectief:

1. Vertrek vanuit de schenker, niet vanuit de wet

Communiceer niet alleen dat iets verplicht is, maar waarom dit voor de schenker relevant is:

• automatische of vlottere fiscale verwerking;

• minder kans op fouten in attesten;

• minder gedoe bij de aangifte.

Maak in je communicatie duidelijk dat giften nog steeds mogelijk zijn zonder rijksregisternummer, maar dat dit op termijn meer manuele stappen kan vragen van de schenker, en dat de tolerantie tijdelijk is.

2. Maak veilig delen zo eenvoudig mogelijk

Vraag het rijksregisternummer via kanalen die je kan beveiligen:

• een beveiligd online formulier of donorportaal;

• een goed gedocumenteerd, veilig intern proces voor invoer op papier.

Vermijd expliciet:

• het nummer in de mededeling van een overschrijving;

• het rijksregisternummer los per e-mail laten doorsturen, tenzij je daar een goed beveiligd proces rond hebt.

3. Gebruik dit moment als impactmoment

Je moet schenkers contacteren om hun rijksregisternummer te vragen? Maak daar geen droge “administratieve mail” van, maar een kans om de relatie te verdiepen:

• Leg kort uit wat de impact van hun giften is.

• Toon wat er de voorbije periode met hun steun gerealiseerd werd.

• Vertel hoe jullie werk maken van ethische en veilige dataverwerking.

Zo wordt een potentieel irritant verzoek toch een betekenisvolle touchpoint in de donor journey.

4. Respecteer ook de “nee”

Er zullen altijd schenkers zijn die hun rijksregisternummer niet willen delen. Bouw daarom een helder beleid:

• Laat mensen weten dat giften zonder rijksregisternummer nog steeds welkom zijn, maar mogelijks zonder (of later en minder automatisch) fiscaal voordeel, afhankelijk van hoe de regelgeving evolueert.

• Zorg dat hun keuze gerespecteerd wordt en niet leidt tot subtiele druk of minder communicatie over impact.

Dat is niet alleen juridisch verstandig, maar ook essentieel voor vertrouwen.

5. En wat betekent dit voor schenkers?

Als schenker kan je jezelf een paar simpele vragen stellen:

• Wil ik fiscaal voordeel?
  Zo ja, dan is het delen van je rijksregisternummer – zeker na de overgangsperiode – in de praktijk nodig voor een vlotte verwerking.

• Voelt dit veilig?
  Check of de organisatie:

  • duidelijk uitlegt waarom ze het nummer vragen,

  • een privacyverklaring heeft waarin dat uitgelegd wordt,

  • geen onveilige kanalen gebruikt (zoals “zet je rijksregisternummer in de mededeling”).

• Heb ik inspraak?
  Je hebt het recht om te vragen welke gegevens men van jou bijhoudt, waarom en hoelang. Dat is geen lastige vraag, dat is gewoon GDPR.

Tot slot: regelgeving als stresstest voor vertrouwen

De verplichting om rijksregisternummers te noteren bij giften is geen detail in de kleine lettertjes. Het is een stresstest voor vertrouwen:

• vertrouwen in de overheid,

• vertrouwen in organisaties,

• en vertrouwen in hoe we omgaan met data in functie van impact.

De maatregel zelf zal niet verdwijnen. Wat wél volledig in handen ligt van impactorganisaties, is hoe ze ermee omgaan:

• puur als technische verplichting,
  of

• als kans om te tonen dat ze professioneel, veilig én mensgericht met steun en gegevens omgaan.

Kies je voor dat tweede, dan kan een gevoelige maatregel alsnog uitmonden in meer vertrouwen – en dus in meer en duurzamere impact.